メインのデータはどこにある? <その1>

2015.12.03 Thursday 08:24
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    お客様のところでいろいろと困っている点について、業務改善のアドバイスをすることが増えてきました。
    最近では昔のように「コンピュータを使ってなんとか効率化したい」というのではなく、「いろいろなところにデータがあるのだが、それをまとめる作業が毎月大変なのでどうにかしたい」という内容が増えてきています。
    これは、パソコンでデータを管理できる方が増えてきたからではないかと思います。
    ただ、各々が自分の作業だけを効率化するために作ったシステムはいろいろと問題が出てきます。
    さっと気が付くことでは以下のものがあります。

    1.エクセルでデータ管理をしている場合
    • 沢山のファイルに分かれている
      • 年毎、月毎に別ファイルにコピーして作っていて、全体からの集計ができない
      • 列の追加や修正があった場合、過去のファイルはそのままになっている
    • マクロや数式を使っている
      • マイナーなマクロを使っていて他の列の修正時などに正しく機能していないが気づいていない
      • ところどころ数式がなかったり間違っていたりしても気づいていない
      • 循環参照が発生しており、計算結果が正しいかどうか不安
      • 担当者が退職し、メンテナンスできる人がいなくなった。パスワードがわからない。
    • 文字数制限が無い
      • 文字の長さに制限を持たず、長い文字列を再利用しにくい
    2.担当者が管理しやすいアプリで管理している場合
    • 個人的に見つけたソフトの使用
      • どこかで見つけたフリーソフトシェアウェアを使っているがデータをエクスポートできない
      • ライセンスを個人でお金を払って使用している
      • 違法コピーやライセンス違反で使っている
      • 複数人で扱うことができない
    • データベース管理ができるソフトの使用
      • 扱える特定の担当者しか使うことができない
      • 最新のパソコンOSに対応させるバージョンアップに高い費用がかかる
      • ライセンス数を違反して使っている
      • 複数人で扱うことが難しい
    3.引き継ぎされたデータの場合
    • 前の担当者がITに詳しかった場合
      • 引き継いだ人は、このデータが何に使用されるかも分からず保守し続けている
      • 実際にはどこにも使われていない(そのうち使う予定だった)データも管理している
      • 消費税の変更など、昔は当たりまえだったことがそうではなくなって対応できない
    4.部署が複数ありそれぞれの交流が限られている場合
    • 各部署で業績を縦割りで管理している場合
      • 各部署で同じようなデータを管理していて、ムダが多い

    など、いろいろですね。
    これ以外にも、運用上の問題も多くあります。
    どれも共通して問題なのが、会社のデータとして標準化されていないために有効に今後も活用できるかどうかわからない点です。

    弊社ではこういう場合、まず業務の流れとその時に必要なデータをヒアリングしていきまとめていきます。
    その中で非効率的なデータや無駄な作業を見つけ、再構成してお客様にあったご提案をしていきます。

    弊社ではサーバを設置し、そこに共有フォルダを設けてファイルを一元管理させることはもちろん、
    データベースを導入し、必要なデータを必要なときに必要な権限をもった人が検索・出力・保守できるようにします。
    もちろん導入費用はかかりますが、こうすることで会社全体の無駄が削減され、残業を減らしたり、事務員を減らしたりもできるのです。
    ※事務員が減っても現場や営業などへの配置替えなどで今以上に成果も期待できますね!

    今すぐの出費ではなく、数年後を見た効率的な投資をできるように経営者・管理職の方は考えてみてくださいね。
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    危機管理を想定してみる

    2015.01.06 Tuesday 15:23
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      お正月明け、お客様から電話がかかってきました。
      「印刷ができなくなった」という内容でした。これだけではよくわからないので、リモートで確認をしようかと思ったのですが、お客様のサーバーに入れません。。
      整理すると
       1.弊社提供のシステムは問題なく動作している
       2.印刷がでなくなった
       3.一部印刷できるものもある
       4.インターネットは接続できない
       5.おかしくなる前に、停電があった
      というものでした。

      ここで問題は5の停電ということはすぐにピンときました。
      停電があると、たまにONU(NTTの光の終端装置)とルータの接続がおかしくなることがあるからだ。
      ONUと、ルータの電源を切って、ONUから順番に入れ直してもらったが、改善せず。。
      ここでもう一度現象をみてみると
      4については、ルータが異常の可能性があることがわかる。
      仮にそう考えた場合、他の項目はつじつまがあうのだろうか?

      とにかく、事件は現場で起きているんだ!

      ということもあるので、客先へ飛んでいきました!

      現場に到着し、新年の挨拶もほどほどに、状況をみてみる。。。。
      お!? IPアドレスが正しく取得できていないではないか?
      ということは。。ルータがおかしいと思われる。。
      ONUは正常だが、ルータのランプはおかしな点滅をくりかえしている。。。

      ルータを取り外し、状況を確認したのだが、どうもルータが反応しなくなっているようだ。。
      IPを固定にしてもアクセスできないし、初期化されているのかも?と思って、初期化された場合のIPに合わせた環境でもアクセスができない・・
      これはお亡くなりになった状況ですね。。。。

      まず、各PCはDHCPでIP取得していたので、これを割り振った固定IPに変更をしたら、
      プリンタは正常に印字できるようになりました!!

      が、ここでやっと判明したのが、、仕事でインターネットが使えないと仕事にならない・・ということ。。

      ま、これはルータを変えれば改善される!!
      ・・・と、ルータを近くの電器店で購入してきて・・・いざ!接続!とおもいきや・・・
      プバイダのIDとパスワードがわからない!??
      確か以前にそういうのを担当していた人がいたのだが、今はいない・・・
      社長に確認をしてみたらもうずっと前に取得したままなのでまったくわからないそうです。。

      ( ̄▽ ̄;)!!がーん! 買ったのに接続できないじゃん!!

      ということで、ネット復旧ができなく・・・

      と、状況をお客様に話すと、「じゃ、モバイルで繋いでやるわ」という声が!?
      なになに?? と、覗き込むと、ドコモのLTE対応のWifiルータがあるじゃないですか!!
      借りれるなら猫の手も借りたい状況だったので、それを使おう!! と、考えて再度ショップへ!!

      デスクトップなのだが、無線LANの子機として使おうと考えたのだ。

      どれでも同じかなーと、無線LAN子機のUSBタイプのものをチェックしていると、最新のプロトコルに対応しているものがそれなりの安い値段であったので、とりあえずこれを3つ購入して戻りました。

      しかし・・・・  繋がらない (´;ω;`)なんでーー

      あかん、どうしても、接続可能な無線基地局の一覧に、ドコモLTEが出てこない・・・
      格闘すること1時間ほど。。。

      ようやく気づきましたが、無線LANの子機が、最新のプロトコルに対応しているのはいいのだが、最新のプロトコルのみに対応していると書いていることを・・・( ̄▽ ̄;)!! (11acのみ対応だってw)

      麗に包装しなおしてさっきのショップへ返品。。。

      店員に話すと、しぶしぶだけど返品に応じてくれた ( ゚д゚)ホッ!アリガト!

      で、今度は間違いないように 11b/g/nに対応したものを購入(安かったw)
      そして戻ってセットすると、無線LANでドコモのLTE経由でなんとか業務再開できました。

      ただ、こんな状況をずっと続けていられるわけでもなく、そもそもIDとパスワードも再発行をしてもらおうと、そのプロバイダのサイトに行って手続きをしてみると、最初に登録した代表のメールがあると再発行をしてもらえるそうなので、そこで個人情報などを入れて再発行手続きをしました。早くて3日ほどで郵送されてくるそうです。

      そもそも、このIDとパスワードの用紙さえあれば、1,2時間で復旧できたのになと思うと、お客様の業務を守るという意味では、こういう危機管理もちゃんとしておかないといけないものだと痛感しました。

      これを教訓に、弊社で管理はしませんが、そういう情報をある場所に整理しておくように今までのお客様にも再度徹底し、少しでも早く、業務が復旧できるようにしておかないとと思いました。
       
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      社内の状況をよく観察することも大事

      2010.05.12 Wednesday 08:47
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        最近、別の会社の友人が、いつ電話しても忙しそう(というか大変そう)です。
        全く余裕がないというか、電話でもわかる追いつめられた状況が伝わってきます。

        まぁ、友人なので愚痴をこぼして辛さを出しているだけかもしれませんが、これは会社にとっては重大なマイナス要素です。

        仕事を依頼する側からすると、追いつめられている状況に置かれた人には仕事は出したくないという思いがあるものです。
        個人的な担当者が外に対して「自分は大変だ」という状況が見えているということは、仕事が一部の担当者に偏っていることを示します。
        こういう状況は、担当者が自信過剰になっている場合がほとんどです。
        「自分しかできない」、「他の人の尻ふきをしないといけない」、「このぐらいやらないと利益がでない」などという気持ちでいっぱいなのです。

        で、こういう状況が長く続くとどうなるか。。
        半数ぐらいのひとが会社を辞めたり、体を壊したりする状況をたくさんみてきました。

        こういう状況で、会社のトップや上司はその担当者をどう評価するでしょう?

        「あいつが勝手に自分で自分の仕事を増やしている」とか「もっと利益率を上げてくれれば。。」
        という声もよく聞きます。
        このように私のところには、トップから相談を受けることもあります。

        本人に会うと大抵の場合、「超まじめ」、「知識より経験」、「頑固者」、「現場主義」という方が多いです。
        気をつけないといけないのは、こういう人には部下をつけてはいけないということです。

        というのはこういう思考回路の人は基本的に職人気質で、自分が最高で自分が誰からも頼られるということに重点を置いています。
        お客様に対してもとても評判もよく、やらなくてもよい仕事までやっても苦にならないのです。
        別の角度から言うと、お金より名誉ということです。
        「いい仕事をすればお金はあとから付いてくる」
        ということで今まであまり不自由をしたことがないのです。

        こういう人が中間管理職になった場合、まず発生するのが利益意識の欠如です。
        自分にどのくらい経費がかかっていて、どれくらい稼がないといけないとか、部下の経費はいくらだとかを意識させようと上司はさせます。
        すると、今までやっていた経験を生かすことができないし、お客様に対してもうまく話しができなくなり、変なところで遠慮したり、会社に言わずに自分が個人的に何とかするという方法で逃げてしまいがちです。
        なぜなら彼らは、途中からの交渉ができないからです。
        こうなると、会社に対しては「うまく順調に行っている」と報告していても、実は電話で聞いている口約束が山ほどある場合も少なくありません。

        担当者が過労で入院した場合などは、大抵こういう口約束が多く「○○さんがこれならすぐにやっときます」って言ってたというような話とか、「このぐらいは無料でやります」と言っていたということもよく聞きます。
        そうして一旦その口約束が期日を過ぎて後手に回ると、弱みを握られたようにお客様のほうが強くなって次から次へ仕事が増えてゆくということになりかねないのです。

        少しでも心当たりがある会社では、まず体制を考えましょう。
        「年齢がこのぐらいなら管理はできる」などではなく、職人は職人の鏡になるものであって、会社の経営者にはなれないのです。

        部下とぶっちゃけ話ができる環境を作り、「なぜできないのか」を部下に考えさせるのではなく、「こういう仕事だからできると思っている」ということをきちんと部下に説明しましょう。
        当たり前と思っていることがとても苦痛な部下もいます。
        使い捨てではない人材であればあるほど、その人がどういう仕事のスタイルでいけば幸せなのかを考えていく必要があるでしょう。

        また、全く別の角度から見ると、こういう職人の人は社員ではなく「別の会社」を作らせることも1つの作戦です。
        この場合、交渉という面や利益などについては全て自分の采配でできるようになります。
        事実上は子会社のような位置づけであっても、独立採算で「自分が社長」になることはとても意味があります。
        よくこういう話をすると「彼には社長は無理」と言い切る方も多くいるようですが、そういう方ほど部下のことを理解していない人が多いようです。
        会社がどうなれば成功か?という物差しはそれぞれ違います。
        数人の会社で、給料が少なめでも社員が幸せであればよいという方もいれば、毎年10%以上の成長がないと意味がないという方まで様々です。

        力は十分あるのに、うまく能力が生かせてあげることができないと考えている方はこういう極端な方法も考えるとよいと思います。

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