メインのデータはどこにある? <その1>

2015.12.03 Thursday 08:24
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    お客様のところでいろいろと困っている点について、業務改善のアドバイスをすることが増えてきました。
    最近では昔のように「コンピュータを使ってなんとか効率化したい」というのではなく、「いろいろなところにデータがあるのだが、それをまとめる作業が毎月大変なのでどうにかしたい」という内容が増えてきています。
    これは、パソコンでデータを管理できる方が増えてきたからではないかと思います。
    ただ、各々が自分の作業だけを効率化するために作ったシステムはいろいろと問題が出てきます。
    さっと気が付くことでは以下のものがあります。

    1.エクセルでデータ管理をしている場合
    • 沢山のファイルに分かれている
      • 年毎、月毎に別ファイルにコピーして作っていて、全体からの集計ができない
      • 列の追加や修正があった場合、過去のファイルはそのままになっている
    • マクロや数式を使っている
      • マイナーなマクロを使っていて他の列の修正時などに正しく機能していないが気づいていない
      • ところどころ数式がなかったり間違っていたりしても気づいていない
      • 循環参照が発生しており、計算結果が正しいかどうか不安
      • 担当者が退職し、メンテナンスできる人がいなくなった。パスワードがわからない。
    • 文字数制限が無い
      • 文字の長さに制限を持たず、長い文字列を再利用しにくい
    2.担当者が管理しやすいアプリで管理している場合
    • 個人的に見つけたソフトの使用
      • どこかで見つけたフリーソフトシェアウェアを使っているがデータをエクスポートできない
      • ライセンスを個人でお金を払って使用している
      • 違法コピーやライセンス違反で使っている
      • 複数人で扱うことができない
    • データベース管理ができるソフトの使用
      • 扱える特定の担当者しか使うことができない
      • 最新のパソコンOSに対応させるバージョンアップに高い費用がかかる
      • ライセンス数を違反して使っている
      • 複数人で扱うことが難しい
    3.引き継ぎされたデータの場合
    • 前の担当者がITに詳しかった場合
      • 引き継いだ人は、このデータが何に使用されるかも分からず保守し続けている
      • 実際にはどこにも使われていない(そのうち使う予定だった)データも管理している
      • 消費税の変更など、昔は当たりまえだったことがそうではなくなって対応できない
    4.部署が複数ありそれぞれの交流が限られている場合
    • 各部署で業績を縦割りで管理している場合
      • 各部署で同じようなデータを管理していて、ムダが多い

    など、いろいろですね。
    これ以外にも、運用上の問題も多くあります。
    どれも共通して問題なのが、会社のデータとして標準化されていないために有効に今後も活用できるかどうかわからない点です。

    弊社ではこういう場合、まず業務の流れとその時に必要なデータをヒアリングしていきまとめていきます。
    その中で非効率的なデータや無駄な作業を見つけ、再構成してお客様にあったご提案をしていきます。

    弊社ではサーバを設置し、そこに共有フォルダを設けてファイルを一元管理させることはもちろん、
    データベースを導入し、必要なデータを必要なときに必要な権限をもった人が検索・出力・保守できるようにします。
    もちろん導入費用はかかりますが、こうすることで会社全体の無駄が削減され、残業を減らしたり、事務員を減らしたりもできるのです。
    ※事務員が減っても現場や営業などへの配置替えなどで今以上に成果も期待できますね!

    今すぐの出費ではなく、数年後を見た効率的な投資をできるように経営者・管理職の方は考えてみてくださいね。
    category:SEとして | by:ミーズcomments(0) | -
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